Tempo de entrega: 5 passos para agilizar esse processo

Descubra a melhor forma de gerenciar o tempo de entrega de cargas para que elas cheguem ao destino no menor prazo possível.

O prazo de entrega é uma das maiores preocupações de gestores logísticos.

Afinal, a entrega no prazo, o principal elo do relacionamento entre empresas e clientes.

Ainda assim, de nada adianta reduzir o tempo de entrega, se outros processos igualmente importantes, não acompanharem essa modernização.

Mesmo que a mercadoria tenha sido entregue no prazo, você não ficará satisfeito com o modelo usado para envio e tracking do produto.

Neste artigo, separamos alguns passos que precisam ser seguidos para que sua gestão consiga atingir altos níveis de desempenho.

Mostraremos o que é preciso para uma corporativa descobrir, exatamente, onde é possível melhorar o gerenciamento de suas entregas.

O que o tempo de entrega?

O prazo de entrega, além de se relacionar diretamente com o prazo de transporte, inclui o tempo necessário para que os processos internos aconteçam.

Alguns exemplos de etapas afetadas pelos processos internos são:

• período de separação dos produtos;
• liberação dos documentos necessários;
• tempo que o motorista aguarda para viajar.

Se você deseja que o tempo de entrega seja reduzido, busque melhorar não apenas os processos de distribuição, mas também a comunicação interna.

1. Agilizar a emissão de documentos agilizar a entrega

Confirmação de recursos e de veículos, preparação de expedições para carregamento do caminhão, previsão de saída do veículo da transportadora e chegada a seu destino, processo de emissão dos documentos, todos precisam ser simplificados.

Soluções tecnológicas podem atuar nessa frente, pois, conseguem agilizar a emissão dos documentos através de modelos pré-estabelecidos, checklists e na automação de solicitações de documentações e aprovações.

Contudo, ao organizar os documentos, o motorista pode ser liberado bem antes da data esperada, evitando atraso e fazendo com que a carga chegue antes, superando a expectativa do cliente.

2. Otimizar a comunicação interna no tempo de entrega

Um dos grandes problemas das empresas é a falta de comunicação interna das equipes, nesse caso, isso afeta negativamente o tempo de entrega, o controle de tracking, por exemplo, se torna uma tarefa extremamente burocrática.

Pode parecer simples e óbvio, mas a comunicação interna demanda muita atenção e dedicação para que os processos, além de funcionar, façam sentido na cultura da empresa.

As equipes precisam estar sempre informadas sobre os pormenores da operação, incluindo:

• atrasos quando o veículo está em viagem;
• crossdocking na transportadora ou na filial;
• excesso de velocidade;
• risco de acidentes ou sinistros;
• rotas erradas ou paradas não homologadas.

Assim, como as informações não acontecem em uma sequência exata, ficar passando esse tipo de informação por telefone ou mensagem para cada equipe pode causar um gargalo imenso na comunicação interna.

Além disso, a comunicação por meios informais é péssima para a LGPD.

A integridade das informações está comprometida, pois, sem os devidos protocolos, não há garantia de que a informação passada de setor para setor mantém seu conteúdo original.

Podemos resolver isso, por uma tecnologia que agregue todas essas informações em apenas um lugar, permitindo lidar com imprevistos em todas essas frentes de maneira parametrizada, para o repasse ao resto do time responsável por cada parte da operação.

3. Respeitar a prioridade das demandas

É comum ver equipes tratarem os atrasos de maneira estritamente hierárquica, passando o bastão de um setor para outro até que o problema esteja nas mãos da diretoria.

Esse caminho é errado? Não necessariamente, mas na maioria das vezes o problema poderia ter sido resolvido rapidamente, se não tivesse que passar por tantas aprovações.

Por isso, cabe ao gestor dar autonomia a equipe, tirando burocracias desnecessárias do caminho para determinadas demandas, a empresa deve fornecer aos seus funcionários as ferramentas para otimizar as tomadas de decisões.

4. Diminuir recursos manuais dentro do tempo de entrega

Depender manualmente de informações para acompanhar a carga, como, procurar relatórios em pastas de arquivos, é uma prática ultrapassada que mostra uma operação defasada.

Dessa forma, o melhor jeito de melhorar esse processo é buscando sistemas de ponta para ordenar e automatizar essa gestão, permitindo o acesso fácil as informações e dados necessários para uma análise completa de cada jornada.

5. Utilizar sistemas de Gestão de Transporte Logístico

Como apontado em diversas partes desse artigo, soluções de alta tecnologia são os principais aliados quando o assunto é redução no tempo de entrega.

Muitas empresas não adotam tecnologias de gestão por acreditarem que não estão preparadas ou articuladas para seu manuseio, mas a realidade é que ter um software de gestão é crucial para mapear os gaps, elos mais fracos e deficiências da operação.

Em outras palavras, com um software voltado para a gestão logística, você poderá monitorar e encontrar rapidamente recursos e caminhões que já estejam em viagem, para entregas rápidas.

Desenvolvido pela Opentech, o Open SIL é um importante aliado na gestão logística do transporte, e consequentemente, na redução do tempo de entrega.

Com ele, você terá acesso a informações gerenciais que agregarão valor ao seu negócio, aumentando o controle da qualidade, a pontualidade das entregas e a assertividade da operação!